In 12 stappen naar een geslaagd corporate volunteering event

Volg deze handleiding voor een solide project voor bedrijfsvrijwilligerswerk

De tijden zijn veranderd – en gelukkig maar. Vrijwel alle grote ondernemingen kijken tegenwoordig verder dan hun bottom line. Vandaag de dag is het profit, people and planet. We zien dan ook dat veel bedrijven zoeken naar een vorm waarin ze maximaal kunnen bijdragen aan de broodnodige verandering. En met bedrijfsvrijwilligerswerk doe je niet alleen goed voor de wereld; het is ook nog eens goed voor je organisatie! Geen wonder; volgens een wereldwijde survey onder 10.000 mensen (uitgevoerd door de dames en heren van PwC) werkt 65% van de bevolking het liefst voor een werkgever met een sterk sociaal bewustzijn.

Maar waar en hoe begin je met medewerkersvrijwilligerswerk? De goede wil is er, maar veel organisaties zijn op zoek naar een passende invulling. Begin je bescheiden of pak je uit met een groots programma? Met wie? Voor wie? En waar moet je allemaal aan denken?

Een waarschuwing aan het begin: als organisatie moet je er wel vol voor gaan. Denk niet dat je wegkomt met een waterig MVO-sausje, want je bent zo gezien. Je inzet voor corporate volunteering moet daarnaast ook structureel zijn – al betekent dat niet dat je meteen een heel programma hoeft op te takelen. Sterker nog, het kan heel verstandig zijn om te beginnen met een of meer events, om geleidelijk draagvlak bij je medewerkers te ontwikkelen en te onderzoeken met welk project en welke werkwijze je de grootste impact creëert. Aan de slag dus!

1.Zorg voor intern draagvlak

Oké, je bent nu waarschijnlijk niet aan het soleren in de organisatie, maar toch. Om te voorkomen dat je later voor nare verrassingen komt te staan, is het belangrijk dat je de steun van alle beslissers in je organisatie hebt om te kunnen beginnen. Alle interne stakeholders moeten achter deze keuze staan en begrijpen hoe belangrijk maatschappelijke betrokkenheid is, juist ook voor jullie organisatie.

Het is namelijk simpel: bedrijfsvrijwilligerswerk vraagt ook om een investering van je bedrijf. Het kost mensuren en vaak ook stone cold cash. Dat geldt niet alleen voor de organisatie van je event, maar ook voor de uitvoering. Of wilde je je medewerkers vragen zich in hun eigen tijd in te zetten?

Communiceer hierbij direct dat, bij de keuze voor een project, jullie zullen aansluiten bij de missie en waarden van je organisatie. Veel organisaties kiezen daarbij bewust voor een bijdrage aan de plaatselijke gemeenschap. Voor de uitvoering wil je de vaardigheden van je medewerkers benutten en misschien wel uitbreiden. Hoe je dat zoal kunt invullen? Denk bijvoorbeeld aan hoe medewerkers van Nike zich vrijwillig inzetten als sportcoach in hun gemeenschap. Of laat je inspireren door TomTom. Het bedrijf richtte de baanbrekende – gratis! – codeerschool Codam, waar TomTom-medewerkers hun tijd doneren om les te geven.

2.Beleg verantwoordelijkheden

Dit is een stukje dat je natuurlijk al kent. Voor elk project is het van belang dat iemand de kar trekt, dat iemand de verantwoordelijkheid voor de voortgang heeft. Voor het welslagen van dit initiatief moeten uren (en budget!) worden vrijgemaakt voor de aanjager van jullie project voor corporate volunteering.

3. Planning

Denk alvast na over welke datums geschikt zouden zijn voor een evenement. Waarschijnlijk kent je bedrijf drukke en minder drukke perioden, maar hoe zit het daarnaast met de beschikbaarheid van je medewerkers? Natuurlijk wil je zo veel mogelijk mensen activeren voor jullie initiatief voor medewerkersvrijwilligerswerk, dus houd rekening met bijvoorbeeld vakantieperiodes en vaste opleidingsdagen.

Leg nog niets definitief vast, maar bepaal een aantal mogelijke datums die je vervolgens in je enquête van stap 5 kunt voorleggen aan je medewerkers. Maar eerst:

4. Ontwikkel een partnernetwerk

In Nederland ligt de verantwoordelijkheid voor het beleid voor vrijwilligerswerk bij de gemeente. Het kan goed zijn dat in jullie gemeente een vast contactpersoon is aangewezen, of dat deze taak is uitbesteed aan bijvoorbeeld een vrijwilligerscentrale.

Ga op onderzoek om uit te vinden wie je organisatie kan helpen bij het opzetten van het bedrijfsvrijwilligerswerk. Werk aan een overzicht van de plaatselijke organisaties die behoefte hebben aan vrijwilligers. En blijf je partnernetwerk continu uitbreiden. Je weet toch allang hoe belangrijk dat is!

5.Neem je medewerkers vanaf het begin mee

De betrokkenheid van je werknemers is van groot belang. Ook daarmee vertellen we niets nieuws. Dit gaat eveneens op voor hun betrokkenheid bij je bedrijfsvrijwilligersevent. Sterker nog: het engagement van je medewerkers is doorslaggevend.

De communicatie van je organisatie speelt hierbij een grote rol. Oefen nooit druk uit op werknemers om maar vooral mee te doen. Communiceer subtieler en probeer de motivatie te prikkelen. Zoals gezegd, je weet dat veel van je medewerkers op zoek zijn naar purpose in hun werk. Eigenlijk hoef je enkel de manier te vinden om hier optimaal bij aan te haken.

Vraag je werknemers bijvoorbeeld zelf hoe ze invulling zouden willen geven aan die purpose. Stuur vroegtijdig een enquête uit en vraag hen naar hun ideeën over corporate volunteering. Welke plaatselijke projecten kennen zij? Hoe willen ze bijdragen, met inzet van welke vaardigheden? Wat willen ze er zelf uit halen? Nodig medewerkers ook uit om met vrienden/familie mee te denken en deel te nemen.

Chris Jarvis is een gerespecteerd thought leader op het gebied van werknemersvrijwilligerswerk. Hij weet dat er verschillende factoren zijn die ervoor zorgen dat vrijwilligers langdurig gemotiveerd blijven. Een daarvan noemt hij de “helper’s high”; een adrenalinestoot die vergelijkbaar is met de high die duursporters ervaren.

Om deze toestand van euforie te bereiken, is het cruciaal dat de vrijwilliger de ontvanger ziet en kan visualiseren, en ziet en begrijpt hoe de ander geholpen is met die bijdrage, en hoe belangrijk die bijdrage voor de ontvanger daadwerkelijk is. Bij het bereiken en behouden van deze helper’s high is communicatie dus enorm belangrijk. Probeer dan ook te zorgen voor doorlopende, positieve en prikkelende tweerichtingscommunicatie met je collega’s.

6. Verzamel meer informatie over mogelijke vrijwilligersactiviteiten.

Je bent al begonnen met het opzetten van een partnernetwerk, wat al een aantal ideeën voor een project zou moeten hebben opgeleverd. Ook je werknemerssurvey heeft inmiddels voor de nodige input gezorgd. Nu is het tijd om de mogelijkheden voor medewerkersvrijwilligerswerk in je regio verder in kaart te brengen. Zit jullie organisatie in Amsterdam? Dan is er een prima platform waarop je kunt rondneuzen om jullie opties te verkennen. In andere regio’s kun je met je vraag in eerste instantie bij de gemeente of de plaatselijke vrijwilligerscentrale terecht.

Natuurlijk kunnen activiteiten tegenwoordig ook deels online plaatsvinden. De digitale wereld heeft de mogelijkheden voor vrijwilligerswerk verrijkt. Onthoud echter wat Chris Jarvis ons leert over het belang van de helper’s high. En uiteindelijk moet er ook altijd fysieke interactie zijn om je medewerkers de ervaring van echt, gezamenlijke teamwerk te bieden.

7.Besluit over je project

Je hebt nu een goed beeld van de – ongetwijfeld vele – vrijwilligersactiviteiten in je regio. Je weet welke voorkeuren je medewerkers hebben. Houd daar rekening mee, en ga, al afstrepend en filterend, verder op zoek naar een activiteit die aansluit bij de missie en waarden van je organisatie. Een activiteit waarbij je medewerkers met hun vaardigheden kunnen bijdragen, en die liefst ook nog kunnen uitbreiden.

Zodra je jullie keuze hebt bepaald, is het zaak om contact op te nemen met de ontvangende organisatie.

In Nederland heeft Stella Robeer gericht onderzoek gedaan naar hoe bedrijven ervoor kunnen zorgen dat werknemersvrijwilligerswerk ook echt voordelen voor iedereen oplevert. Een van haar belangrijkste aanbevelingen is om te blijven nadenken over waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en of er misschien andere, betere keuzes mogelijk zijn. Daarbij is het cruciaal om met elkaar in gesprek te gaan en te blijven, omdat dat uiteindelijk leidt tot het beste resultaat.

8.Maak je project SMART

We doen hier niet aan luchtfietserij! Je wilt een effectieve bijdrage leveren en je wilt anderen kunnen laten zien hoe dat is gebeurd, en wat er is bereikt.

Om transparant te kunnen rapporteren aan je stakeholders – en dat bestaat voor een belangrijk deel ook uit het grote publiek dat nieuwsgierig is naar de MVO-activiteiten van jouw bedrijf! – maar ook om grip te kunnen houden op je project, moet je zorgen voor een meetbaar, SMART project.

Begin met het vastleggen van de doelen die jullie willen bereiken, zowel intern als extern. Bij interne doelen kun je denken aan het aantal deelnemers waarnaar je streeft, besteding van je budget, maar bijvoorbeeld ook over de vraag hoe je iets als betrokkenheid wilt meten.

Bij externe doelen gaat het om meetbare impact; bijvoorbeeld het aantal maaltijden dat geserveerd moet worden of een minimumbedrag dat moet worden opgehaald met een sponsorloop. Je kunt het aantal uren meten dat is bijgedragen aan het zorgen voor impact of de hoeveelheid vaardigheden die zijn overgedragen.

Probeer aansluiting te vinden bij de gestelde duurzame ontwikkelingsdoelstellingen; een heel relevant kader. Is er daarnaast op een andere manier waarde gecreëerd voor de maatschappij? En voor jullie team? Misschien is er een duurzame partnerrelatie tot stand gekomen. Wellicht heb je intern een bron van creativiteit aangeboord die ook op andere manieren kan worden benut. Is de onderlinge interactie beter geworden? Frequenter? Is jullie evenement ook relevant voor jullie corporate foundation?

Blijf je deelnemers en activiteiten volgen. Je moet conclusies kunnen trekken en jullie management en het publiek willen uiteindelijk cijfers zien om te kunnen oordelen over je project. Transparantie is van het grootste belang.

9.Lanceer je activiteit

Net als elk ander waardevol organisatie-initiatief, verdient jullie corporate volunteering event een start met alle toeters en bellen. Ook hier komt het belang van communicatie terug. Informeer je medewerkers en het publiek over de kick-off via intranet, sociale media, persberichten, etc.

Natuurlijk is het ook zaak om ruim voor de datum van de activiteit verwachtingen te managen: informeer deelnemers over de plaats en tijd, te dragen kleding, contactpersonen (en –gegevens) vooraf en ter plekke. Mensen willen altijd weten wat ze kunnen verwachten!

10.Organiseer een borrel na afloop

Nou ja, een letterlijke borrel hoeft natuurlijk niet, maar het is goed om de activiteit op de dag zelf met zijn allen positief af te sluiten. Met een drankje of een snack, misschien op een andere locatie, wordt er al snel informeel geëvalueerd. Dit ‘vrije samenzijn’ draagt ook zeker bij aan jullie teambuilding. En onthoud: een positieve afsluiting = een goede doorstart!

11.Verzamel "harde" feedback met een enquête en gesprekken

Enkele dagen na jullie event is het ook zaak om formeel te evalueren. Bevraag je medewerkers én de ontvangende organisatie. Het is nog vrij eenvoudig om ‘uren te tellen’, maar belangrijker is het om kwalitatieve data te verkrijgen. Wat ging goed, wat kan beter, wat werd er gemist? Hoe kan het de volgende keer effectiever?

Onderzoek hoe goed de match daadwerkelijk is. Was er een ‘klik’? Is er een (begin van een) relatie opgebouwd? Wat is voor beide partijen het gevoel dat achterblijft? Heeft de ontvangende organisatie ook echt iets gehad aan jullie event? Dit zijn ook factoren die bepalend zijn voor een eventueel nog te volgen programma.

Om dit soort informatie te verzamelen, is het verstandig te beginnen met een breed uitgestuurde enquête, aangevuld met verdiepende gesprekken. De gegevens die dit samen oplevert zijn onmisbaar voor de transparante rapportage waaraan we ons in stap 8 hebben verbonden.

12.Doorpakken

Besluit op basis van jullie evaluatie met het management, je medewerkers en de ontvangende organisatie hoe jullie verder gaan. Organiseren jullie nog een ander event, en met welke partners? Is de tijd rijp voor een volwaardig programma voor bedrijfsvrijwilligerswerk? Bepaal jullie strategie voor de toekomst.

We hopen je zo een stevige basis te hebben gegeven voor jullie eerste corporate volunteering event. Natuurlijk kun je altijd contact opnemen met vragen. Kijk anders ook gerust rond op onze site of lees de blogs voor meer informatie. En mochten jullie door willen gaan naar een volwaardig programma voor bedrijfsvrijwilligerswerk: ook daar gaan we binnenkort uitgebreid op in. Voor nu wensen we iedereen veel succes!