Secretaris

Als secretaris maak je deel uit van het vijfkoppige bestuur van de stichting. Je bent ijzersterk in het organiseren, voorbereiden en verslagleggen van de vergaderingen binnen de stichting. Ook zorg jij ervoor dat we gemaakte afspraken niet vergeten omdat jij ten alle tijde het actuele overzicht hebt, en besluiten en actiepunten goed hebt vastgelegd. 

Je bent bereid om, naast deze vaste rol, op meer onderwerpen binnen de stichting in te springen. Bijvoorbeeld door zo nu en dan op de locatie uitgiftepunten langs te gaan zodat je ziet en begrijpt voor wie, en hoe we ons belangrijke werk doen.

Of door namens het bestuur naar stichting Dierenlot te gaan, of door af en toe een donatie op te halen waarbij je bij alles wat je doet het visitekaartje bent van de stichting. Of door je handen uit de mouwen te steken en te helpen bij een activiteit of event. Je hebt een echte hands-on inzet. 

Verder ben je nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen op het gebied van dierenvoedselbanken in Nederland en huisdierenwelzijn in algemene zin. Interessante ontwikkelingen breng je ter sprake. Binnen deze functie heb je veel vrijheid en is er veel ruimte om jouw nieuwe ideeën samen met de rest van het bestuur en de bestuursondersteuner te implementeren binnen de stichting.  

Welke verantwoordelijkheden heb jij? 

• Signaleren van belangrijke en/of potentiële interessante ontwikkelingen binnen de branche en het werkgebied om deze vervolgens te vertalen naar de interne organisatie; 
• Uitnodigen van vrijwilligers en externe partijen voor vergaderingen en bijeenkomsten, en regelen van de fysieke locatie (indien nodig); 
• Voorbereiden van de agenda en stukken bij alle vergaderingen, waaronder de bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen en het locatiebeheerdersoverleg. Ook zorg je voor het verslag; 
• Bijhouden van alle actiepunten en de status daarvan in een totaaloverzicht. Je helpt ook mee bij de uitvoering van de acties; 
• Je zorgt ervoor dat alle belangrijke brieven, mails of andere documenten centraal en digitaal worden opgeslagen zodat we onze interne administratie op orde houden; 
• Bewaken processen, procedures en uitvoering van besluiten; 
• Actueel houden van onze interne en externe contactenlijst; 
• Je wordt als secretaris van de stichting ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. 

Wij zoeken: 

• Iemand die zich herkent in, en handelt naar onze kernwaarden: Betrouwbaar, behulpzaam en betrokken; 
• Je bent verbindend, sociaal, communicatief vaardig en klantvriendelijk;
• Je kunt zelfstandig en in teamverband werken;
• Je bent bekend met het officepakket: Word, Excel, PowerPoint, en met Dropbox en Whatsapp; 
• Iemand met een hart voor huisdierenwelzijn; 
• Iemand met een flexibele beschikbaarheid (alles in overleg); 
• Iemand voor een langere tijd (minimaal 6 maanden); 
• Iemand met veel passie en ‘hands-on' inzet. 

Wat bieden wij jou? 

• Een geweldige en dankbare vrijwilligersfunctie bij een toffe stichting met betrokken vrijwilligers; 
• Jaarlijkse uitjes, presentjes en bijeenkomsten; 
• Via de Dierenlot academie en andere vrijwilligersorganisaties kun je gratis interessante cursussen en trainingen volgen; 
• Via de gemeente ben je collectief verzekerd.